Mia · Vom Gespräch zur bearbeiteten Anfrage
KI-Telefonassistent für die Schweiz.
Ein Anruf braucht mehr als eine freundliche Antwort. Mia klärt das Anliegen, fragt fehlende Angaben nach und bereitet den nächsten Arbeitsschritt vor. Als KI-Mitarbeiterin begleitet sie den Vorgang über das Telefonat hinaus — nach den Regeln Ihres Betriebs.
Die Aufgabe
Nicht nur antworten. Weiterarbeiten.
Eine Auskunft beendet eine Frage. Eine bearbeitete Anfrage braucht oft mehr: Kontaktdaten, Leistungsumfang, einen Terminwunsch und eine zuständige Person. Wenn nach jedem Anruf jemand alles erneut zusammensuchen muss, bleibt die Arbeit beim Team.
Wir richten Mia deshalb auf einen abgegrenzten Vorgang ein. Sie erhält das dafür nötige Wissen und klar begrenzte Befugnisse. Am Ende steht ein definierter Arbeitsstand: eine vorbereitete Offerte, eine geklärte Terminanfrage oder eine vollständige Übergabe. Telefonie ist dabei ein Zugang zu Mia als KI-Mitarbeiterin, nicht ihre ganze Aufgabe.
Der vereinbarte Ablauf
Vier Schritte.
Ein Vorgang.
Anliegen aufnehmen
Mia klärt, wer anruft, welche Leistung gefragt ist und wie die Person erreichbar bleibt. Sie unterscheidet eine neue Anfrage von einer Rückfrage zu einem bestehenden Vorgang, soweit die freigegebenen Informationen das erlauben.
Fehlendes klären
Welche Angaben braucht Ihr Team für den nächsten Schritt? Mia fragt diese gezielt nach. Unbekannte Preise, widersprüchliche Angaben oder offene Bedingungen werden nicht durch Vermutungen ersetzt, sondern als Klärungsbedarf festgehalten.
Offerte oder Termin vorbereiten
Für eine Offerte nutzt Mia Ihre festgelegte Preislogik. Eine verbindliche Terminbuchung setzt eine geprüfte Kalenderanbindung und Buchungsregeln voraus. Ohne diese Verbindung bleibt das Ergebnis eine Terminanfrage — keine behauptete Reservierung.
Freigeben oder übergeben
Sie bestimmen, was Mia ausführen darf und was vor dem Versand oder der Zusage geprüft wird. Ausnahmen gehen mit Anliegen, erfassten Angaben und offenen Punkten an die zuständige Person. Der nächste Schritt hat damit einen Verantwortlichen.
Vor dem ersten Anruf
Nummer, Erreichbarkeit und Grenzen klären.
Der Einstieg betrifft eingehende Anrufe. Gemeinsam prüfen wir Ihre Telefonanlage und legen fest, wie Mia erreichbar wird: über eine eigene Nummer oder eine mögliche Rufumleitung Ihrer bestehenden Nummer. Ob sie ausgewählte Anrufe, Gespräche bei Besetzt oder ausserhalb Ihrer Bürozeiten übernimmt, gehört in den vereinbarten Umfang.
- Übergabe: Wer ist für welche Anliegen zuständig? Ist direktes Verbinden möglich, und was passiert, wenn niemand erreichbar ist?
- Systemzugriff: Welche Daten darf Mia lesen, welche ändern? Schnittstellen und Berechtigungen werden geprüft; eine Verbindung gilt erst nach erfolgreichem Test als verfügbar.
- Gesprächsdaten: Wir klären getrennt, ob strukturierte Angaben, Transkripte oder Tonaufnahmen vorgesehen sind: beteiligte Dienste, Speicherorte, Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Löschung. Auch die Information der Anrufenden und eine Begrüssung, die Mia als KI-Mitarbeiterin vorstellt, gehören zur Einrichtung.
Einführung mit Ihrem Team
Den ganzen Weg testen. Auch die Ausnahme.
Ihr Team bringt häufige Anliegen, Rückfragen und Sonderfälle ein. Wir testen vollständige und unvollständige Anfragen, nicht verfügbare Termine und den Wunsch nach einem Menschen. Dazu kommen die Rufwege: bei Besetzt, ausserhalb der Bürozeiten, bei nicht angenommener Weiterleitung und bei technischer Nichterreichbarkeit. Entscheidend ist, ob das richtige Ergebnis oder der vereinbarte Ersatzweg erreicht wird.
Benötigte Sprachen und Dialekte — etwa Schweizerdeutsch — stimmen wir vorab ab und beurteilen Verständlichkeit und Tonalität in Testgesprächen. Eine Sprach- oder Dialektfähigkeit wird nicht pauschal vorausgesetzt. Vor Ihrer Abnahme müssen Aufgaben, Grenzen und persönliche Übernahme funktionieren.
Vor Ihrer Entscheidung
Was Sie für den Einstieg wissen sollten.
Wie übernimmt unser Team — auch bei einer Störung?
Gemeinsam bestimmen wir Erreichbarkeit und Zuständigkeiten. Kann niemand direkt übernehmen, wird ein Rückrufwunsch mit Kontext übergeben. Eine sofortige Verbindung setzt den passenden Telefonieweg voraus. Zusätzlich klären wir, wie Mia aus dem Rufweg genommen werden kann und welcher Ersatzweg bei technischer Nichterreichbarkeit greift. Das prüfen wir mit Ihrer Telefonanlage vor dem Start.
Müssen wir bestehende Software ersetzen?
Nicht pauschal. Zuerst prüfen wir die vorhandenen Systeme und Zugriffsrechte. Wo eine passende Verbindung fehlt, beschreiben wir den nötigen Aufwand oder vereinbaren eine Übergabe ohne direkten Schreibzugriff. Zusätzliche Software und Schnittstellen sind ein eigener Teil des Angebots.
Woraus setzen sich die Kosten zusammen?
Einrichtung umfasst Ablauf, Wissensgrundlage, Telefonie, Anbindungen und Tests. Das Angebot benennt laufende Betreuung, Abrechnungseinheit, enthaltenes Volumen und Kosten bei Mehrverbrauch. Telefonie und mögliche Gebühren von Drittsystemen weisen wir getrennt aus. Für die Kalkulation brauchen wir Ihren Vorgang sowie erwartete Anrufzahlen und Gesprächsdauer — keine pauschal angenommene Ersparnis.
Welcher Anruf soll Arbeit in Bewegung bringen?
Beschreiben Sie einen häufigen Anruf, den gewünschten nächsten Schritt und Ihre vorhandenen Systeme. Wir klären, welchen Teil Mia übernehmen kann und was Ihr Team entscheidet.
Ihren Ablauf besprechen