Mia · Vom Gespräch zur bearbeiteten Anfrage
KI-Telefonassistent für die Schweiz.
Ein Anruf braucht mehr als eine freundliche Antwort. Mia klärt das Anliegen, fragt fehlende Angaben nach und bereitet den nächsten Arbeitsschritt vor. Als KI-Mitarbeiterin begleitet sie den Vorgang über das Telefonat hinaus — nach den Regeln Ihres Betriebs.
Die Aufgabe
Nicht nur antworten. Weiterarbeiten.
Eine Auskunft beendet eine Frage. Eine bearbeitete Anfrage braucht oft mehr: Kontaktdaten, Leistungsumfang, einen Terminwunsch und eine zuständige Person. Wenn nach jedem Anruf jemand alles erneut zusammensuchen muss, bleibt die Arbeit beim Team.
Wir richten Mia deshalb auf einen abgegrenzten Vorgang ein. Sie erhält das dafür nötige Wissen und klar begrenzte Befugnisse. Am Ende steht ein definierter Arbeitsstand: eine vorbereitete Offerte, eine geklärte Terminanfrage oder eine vollständige Übergabe. Telefonie ist dabei ein Zugang zu Mia als KI-Mitarbeiterin, nicht ihre ganze Aufgabe.
Der vereinbarte Ablauf
Vier Schritte.
Ein Vorgang.
Anliegen aufnehmen
Mia klärt, wer anruft, welche Leistung gefragt ist und wie die Person erreichbar bleibt. Sie unterscheidet eine neue Anfrage von einer Rückfrage zu einem bestehenden Vorgang, soweit die freigegebenen Informationen das erlauben.
Fehlendes klären
Welche Angaben braucht Ihr Team für den nächsten Schritt? Mia fragt diese gezielt nach. Unbekannte Preise, widersprüchliche Angaben oder offene Bedingungen werden nicht durch Vermutungen ersetzt, sondern als Klärungsbedarf festgehalten.
Offerte oder Termin vorbereiten
Für eine Offerte nutzt Mia Ihre festgelegte Preislogik. Eine verbindliche Terminbuchung setzt eine geprüfte Kalenderanbindung und Buchungsregeln voraus. Ohne diese Verbindung bleibt das Ergebnis eine Terminanfrage — keine behauptete Reservierung.
Freigeben oder übergeben
Sie bestimmen, was Mia ausführen darf und was vor dem Versand oder der Zusage geprüft wird. Ausnahmen gehen mit Anliegen, erfassten Angaben und offenen Punkten an die zuständige Person. Der nächste Schritt hat damit einen Verantwortlichen.
Vor dem ersten Anruf
Nummer, Erreichbarkeit und Grenzen klären.
Der Einstieg betrifft eingehende Anrufe. Gemeinsam prüfen wir Ihre Telefonanlage und legen fest, wie Mia erreichbar wird: über eine eigene Nummer oder eine mögliche Rufumleitung Ihrer bestehenden Nummer. Ob sie ausgewählte Anrufe, Gespräche bei Besetzt oder ausserhalb Ihrer Bürozeiten übernimmt, gehört in den vereinbarten Umfang.
- Übergabe: Wer ist für welche Anliegen zuständig? Ist direktes Verbinden möglich, und was passiert, wenn niemand erreichbar ist?
- Systemzugriff: Welche Daten darf Mia lesen, welche ändern? Schnittstellen und Berechtigungen werden geprüft; eine Verbindung gilt erst nach erfolgreichem Test als verfügbar.
- Gesprächsdaten: Welche Angaben werden benötigt, wo werden sie verarbeitet, wer darf sie sehen und wie lange bleiben sie gespeichert?
Einführung mit Ihrem Team
Den ganzen Weg testen. Auch die Ausnahme.
Ihr Team bringt häufige Anliegen, Rückfragen und Sonderfälle ein. Daraus entstehen Testgespräche: eine vollständige Anfrage, fehlende Angaben, ein nicht verfügbarer Termin und der ausdrückliche Wunsch nach einem Menschen. Wir prüfen nicht nur die Antwort, sondern auch, ob das richtige Ergebnis an der richtigen Stelle ankommt.
Sprache, Verständlichkeit und Tonalität werden an Ihren tatsächlichen Gesprächssituationen beurteilt. Vor der Abnahme muss klar sein, welche Aufgaben funktionieren, welche Grenzen gelten und wie Ihr Team übernimmt. So beginnt der Einsatz mit einem überschaubaren Ablauf statt einer unbegrenzten Zuständigkeit.
Vor Ihrer Entscheidung
Was Sie für den Einstieg wissen sollten.
Bleibt unser Team für Kunden erreichbar?
Die persönliche Übernahme gehört zum Ablauf. Gemeinsam bestimmen wir Erreichbarkeit, Zuständigkeit und Ersatzweg. Kann niemand direkt übernehmen, wird ein Rückrufwunsch mit dem bisherigen Kontext übergeben. Eine sofortige Verbindung wird nur zugesagt, wenn der vereinbarte Telefonieweg sie ermöglicht.
Müssen wir bestehende Software ersetzen?
Nicht pauschal. Zuerst prüfen wir die vorhandenen Systeme und Zugriffsrechte. Wo eine passende Verbindung fehlt, beschreiben wir den nötigen Aufwand oder vereinbaren eine Übergabe ohne direkten Schreibzugriff. Zusätzliche Software und Schnittstellen sind ein eigener Teil des Angebots.
Woraus setzen sich die Kosten zusammen?
Einrichtung umfasst Ablauf, Wissensgrundlage, Telefonie, Anbindungen und Tests. Laufende Kosten hängen von Gesprächsvolumen, Nutzung und vereinbarter Betreuung ab. Wir weisen Einrichtung, wiederkehrende Kosten und mögliche Gebühren von Drittsystemen getrennt aus. Ein brauchbares Angebot beginnt mit Ihrem Vorgang und dem erwarteten Anrufvolumen.
Welcher Anruf soll Arbeit in Bewegung bringen?
Beschreiben Sie einen häufigen Anruf, den gewünschten nächsten Schritt und Ihre vorhandenen Systeme. Wir klären, welchen Teil Mia übernehmen kann und was Ihr Team entscheidet.
Ihren Ablauf besprechen